《从前台做起 - 我的八年行政管理经历及经验》
第3节

作者: 初级女巫
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  这些话,实际上是非常危险的。如果你遇到的是后来的我这样的,习惯问细节的面试官,那么,会死的很惨。但是,当时我很幸运。
  “你的英文怎么样?"那个面试官问我:“我们这里有一部分员工是外国人,你需要和他们沟通,觉得怎么样?"
  我的脑袋嗡了一下,尽管早有心理准备,但是,还是很慌——我的英文,差不多是高中的程度,不仅听说不行,读写也不行。
  刹那间,我忽然想到了机器猫多啦A梦,里面有一节,是康夫想变得又帅、又聪明、体育又好。多拉A梦给了他一个遥控器,让他可以自己调节自己的分值,但是,如果他想把其中一项调的很高的分,那么,另外两项的分值就会相应降低,例如,长相如果是80分,那么,身体素质可能就会变成50分,而智力也会有所下降。

  想到这里,我是这么对面试官说的:“您看,一个人不可能在同一个时间内学习并获得很多的知识,至少我不可以。如果我下决心学一样东西,我会学的很好,但是,一段时间内,我只能专心学这么一两样。过去的时间里,因为工作需要,我学习了财务和行政管理方面的知识,同时,也忽视了英语的学习。但是,如果您这里的工作需要的话,请相信我,我会在非常短的时间内使得英语水平得到很大提高,满足您的要求!"

  我不知道是不是以上的话说服了面试官,但是,英语差到如此地步的我,竟然获得了二面的机会。
  第二次面试的面试官,是一个会说蹩脚中文的外国人。
  日期:2006-9-18 18:43:15
  (6)请一定尽快通知我!
  "对不起,我的中文不是很好。" 那个洋人的中文的确很蹩脚。但是,比我的英文要好的多。
  “Sorry, My English is not good, and speak English will make me more nervous, so, could I use Chinese to introduce myself?"我一口气说了这么一段。这是我提前2天就开始准备的一段话。

  “OK“我知道他会应允,除非,他死活就要考察我的英语,但是,我的英语水平,我想,前一个面试官已经跟他打过招呼了,如果他真的只在意这个的话,我也不会得到这次的面试。
  我放慢语速,尽量选择简单的词语,避免成语和专业的术语。在他表情疑惑的时候,尽量选择自己知道的英文单词进行解释。
  面试很快就结束了,他说,会在一个星期内给我答复。
  我说:“对不起,一个星期对我太长了,我非常喜欢这里,而且,您也应该了解一个应聘者在等待的时候是很着急和担心的。请您一定要在最短的时间内通知我!"
  他想了想,说:“对不起,我们需要一起讨论,大概需要一个星期的时间。"说完,就准备起身离开。
  我赶紧站起来,再次恳求:“请您一定要尽快通知我!"
  我忘记他当时的反应了。
  但是,事实上,在我面试后的第二天下午就接到了Offer——我成为了这家公司的行政主管,也就是说,除了技术上的工作,所有其他的,都由我一个人负责。

  这对我而言,无非是天大的挑战!
  日期:2006-9-19 17:13:28
  (7)我要做有价值的工作
  进入这家公司后,才发现,我这个行政主管,原来上面还有个行政经理。是个比我大2岁左右的女孩子。
  这个公司财务由一个兼职会计管理,当时,行政部的工作有几大部分:

  财务方面:
  A)管理小额现金(2000以下),用以购买日常办公用品
  B)管理公司票据,整理分类,月底的时候交给兼职会计做账。
  C)使用财务软件登记日记帐
  D)管理供货方或服务方(vendor)的付款通知书

  E)准备给客户方的付款通知书(Invoice)
  F)管理支票及银行事务
  公司管理方面:
  A) 公司年检
  B) 与其他政府机构间的工作
  C) 管理各种证书、执照(包括它们的延期、变更、注销、设立等)
  D) 管理各种合同、协议
  人事方面

  A) 发布招聘广告
  B) 安排面试
  C) 管理员工合同(包括签订、修改、终止等)
  D) 管理员工保险(主要交由服务代理公司帮助管理)
  E) 员工假期管理

  办公室其他日常工作
  包括水电的管理,办公用品和设备的管理等
  这些工作尽管也琐碎,但是,比起以前前台的工作,我觉得简直太有挑战性和吸引力了。
  但是,我高兴的太早了,渐渐发现,我在这里似乎是个多余的人,这些事情都插不上手,而行政经理每天交代我做的都是一些杂事,例如给物业送房租,复印一些东西等等。
  我有点不耐烦了,我为什么来这里工作?我难道就为了做这些事情,才辞职来到这里的吗?
  我拿定了主意——不是她走,就是我走,决不能我们两个同时留在这里。

  但是,这种主意也不是凭空拿定的,我不分析她的形势,我也分析不出来,我只需要考虑我这方面:
  如果我赢了,她所做的那些工作就是我的了。
  如果我输了,大不了就当作没来过这个公司,尽管这里的环境是我那么喜欢的,但是,如果你是在中南海里扫地的,那么中南海对你而言也不过是一片地板,和其他别处的地板能有多大区别呢?
  如果你想让一个人走,你还会跟她好好合作吗?我不会。我知道,她会比我更沉不住气的,我是个初级的心态,她对我什么样的态度我都能忍。她不是,她是比我高一头的心态,我这种不配合的态度终于让她忍无可忍了。
  她向主管我们行政的股东告了状。

  日期:2006-9-20 14:28:47
  (8)不配合不等于对着干
  主管股东找我谈话,让我尊重和配合行政经理的工作。这令我非常意外。我没想到行政经理会使出“打小报告"这种初级的手段。
  这其实是在职场上很忌讳的一种方法和手段。
  作为一个经理,一个主管,一个顶头上司,你最基础的身份应该是手下人的领导者。

  什么是领导者?你要引领他们工作,你要指导他们工作。他们和你之间的矛盾,你要尽量化解,尽量把影响降到最小化。
  打小报告,尤其是一个上司打下属的小报告,太令我不齿了。
  以我现在的角度来看,我的观点是这样的:
  首先,无论作为这个公司的经理级、主管级、助理级来说,在某种意义上说,都是平等的,都是公司的出资者雇佣过来为公司服务的。
  其次,他们之间的区别,只是学识、能力、经验上的区别。

  第三,他们之间的确存在管理与被管理关系。但是,这种管理不等同于压迫与支使,这种管理应该是,以实现公司利益最大化的前提下去发掘和使用被管理者的潜质与能力。
  第四,作为管理者你有监督和评价手下人的权力,但是,一切还是以公司的利益为前提。
  对于我当时的立场来说,双赢是目的,所谓双赢,一是,公司要获得利益(这是他雇佣我的目的),二是,我必须在工作中增长自己的见识和能力(这是我选择来这里工作的目的)。
  我这样的立场,是不被当时的行政经理所接受的,她不是我所需要的领导者,我也不是她所需要的被领导者,我们之间产生了矛盾,这种矛盾直接的表现就是我的不配合,但是,不配合不能等同于作对,我和行政经理这个人是没有矛盾和仇恨的。我所不满意的,是她分配给我的工作。
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