《从前台做起 - 我的八年行政管理经历及经验》
第4节

作者: 初级女巫
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  于是,我仍然每天三次地询问她,能否再分给我一些工作,我再三表示,我愿意学她教给我的任何工作,除了只坐在这里接电话和转电话。对于一个新人来说,公然的表示对所作工作的不满意,是危险的,我还在试用期内,随时可能被抄掉。但是,如果再给我机会重来一次的话,我依旧会这么做的。
  她对我这样顽劣不化非常的反感,可是,又不能再次向主管股东去汇报了。上次的汇报不但没有起到她预想的作用,反而给了我一个非常好的机会。
  我借着和主管股东谈话的机会,向他充分表达了我的意愿和想法,主管股东没有理由反对和制止员工想发挥自己的能力,他甚至表示了赞赏。
  没有象期望的那样得到主管股东的支持,她的日子似乎越来越郁闷了。

  终于有一天,她提出了辞职。
  我们的交接工作,将要在接下来的一个星期内完成。
  日期:2006-9-21 13:27:51
  (9)学习学习学习还是学习
  行政经理要走了,她要在一个星期内把所有工作都交给表面上看起来踌躇满志,实际上心里茫茫然的我。

  “你一定要努力学习!"她对我说:“行政干个两三年就没意思了,就到头了,一定要努力在两三年内转型。"
  我点头,尽管心里不明白为什么只能做两三年。
  “遇到问题不要自己拿主意,多问问股东们的意见,免得做砸了。"
  “这个公司里人都很好,但是,也要自己努力成长,除了你自己,没有人会真正为你着想"
  “我听说你有财务知识,为什么不往这方面发展呢?我也是学财务的,我接下来准备做一些财务分析的工作。"

  在交接工作的同时,她叮嘱我一些知心的话。我理解她,都是做行政的,没有比同行更能理解同行的,将来,我走的时候,我也会这么叮嘱接替我的人的,我心里暗暗地想。
  很多知识扑面而来。
  这一个星期里,我是勤奋的学生,她是尽职的老师。在之后的她离开后的日子里,我们也一直保持着良好的关系。
  首先,我的英文就是很大的问题,这个公司几乎所有的资料和来往书信都是英文的,为了能在尽量短的时间内提高一些,我是这样做的:
  阅读方面——公司的英文资料(非保密性的),都打印出来,拿回家,晚上,一个单词一个单词地查,一句话一句话地弄明白。 我妈妈说,若想人前显贵,必得背后受罪。对于起点这么低的我来说,这几乎成了当时的座右铭。

  写作方面——除了买一些速成写作的书,还有一个很有效的办法,就是:把其他同事写的mail,都摘抄下来,存在一个文档里,当作写作范文来学习,自己写 mail的时候也可以使用(这一招是非常有用的,每个公司都有自己用词和措辞的习惯,这和书本上教的常用语有时候是不一样的)。
  听说方面——我不怕这个,不是有外国人吗?一定要找机会和他们说话,听不懂?没关系,微笑地看着他们说:"slowly please"。说不好?更没关系了,你会嘲笑一个外国人的中文吗?同样,他们也会很宽容你的英文。
  除了语言,还必须在短时期内把人事、财务、行政的东西都走一遍,记不住?没关系,以后的工作中,亲身做一遍,自然就记住了。
  日期:2006-9-21 13:29:16
  (10)每天都在面对新问题
  那真是紧张的一个月,行政经理固然教了我很多东西,但是,一个星期的时间毕竟有限,很多新的问题在工作中慢慢出现了。

  负责财务的股东让我去银行取现金发工资(因为公司小,所以这种事情都是我一个人去做,按理说,是不应该的,应该至少两个人去领取大额现金),我答应了一声,吃完中午饭,下午2点,拿起工资本(那时候,取工资还需要工资本的)就冲了出去。
  快到公司门口了,手机忽然响了起来,是那个管财务的股东:“Lili,你去取工资了吗?”
  “是啊!”
  “你没拿现金支票,怎么取啊?”
  “啊!”我的脑子顿时炸开了。我真笨,怎么连这个都不懂?我以为只要有工资本,就可以了呢。

  迅速返回去,回去的路上,脑子里想着各种各样的理由,我该怎么解释,该怎么解释?这是他第一次交代我的工作,竟然办砸了,砸成这样!
  到了公司,股东把支票交给我,问:“你以前没取过工资吗?没做过这样事?”我脸涨的通红,眼泪都快出来了,脑子乱成一团,只能点头。
  事情过去很久之后,我心里都忐忑不安,生怕给对方留下了不好的印象。但是,很久以后和那个股东聊起这件事,发现,这点小事其实根本没被他放在心里,是我多虑了。
  但是,那件事情后,我养成了一个习惯,做任何新的事情前都要做妥善的准备,不懂的,一定要问,不要装懂。
  这个习惯使得我在今后的工作中受益不少,其中包括办理外国人的签证:

  一个外国人,把他的护照递到我的面前:“我想要一个工作的签证”
  签证分为很多种类:旅游签证、访问签证、工作签证等等。
  如果为一个想来华工作的外国人办理工作签证,按照正常的程序,是这样的:
  1)我在劳动部门为他申请就业许可证
  2)在商务局或者外交部为他申请来华邀请函
  3)将就业许可证和来华邀请函邮寄给他,他去中国驻当地大使馆申请工作签证
  4)当他持工作签证入境后,我持他的护照、就业许可证及其他相关所需材料去劳动部门申请就业证。
  5)他当时申请的工作签证应该一般为30天的有效期,所以,当申请下就业证后,我要拿着就业证,护照,临时居住证明等一系列资料去出入境管理处申请居留许可(以前有单独的一个小绿本,写着居留证,现在和签证合二为一了)。
  6)这样,他可以在居留许可和就业证的有效期内在中国定居及就业了。
  但是,这个人是持访问签证入境的,而且,短时期内,他不想回国办理。
  这该怎么办呢?
  日期:2006-9-22 13:34:26

  (11)重要的是学会如何工作
  无论多么好的老师,都不可能时刻跟着你,教你每个工作步骤该如何进行,每件事情该如何解决。
  学会一种工作态度和工作方式是很重要的。
  类似上次提到的办理那个特殊的外国人的签证,我是如何入手的呢?
  首先,Google是个好东西,可以在上面找到你想要的很多信息。我已经知道,办理工作签证需要涉及到劳动部门和出入境管理处。那么,首先,google出他们的网址,上去看看,有没有类似的信息。
  很不幸,里面都是一些正常和正规的办理步骤。
  接下来使用关键词查询:外国人+办理+工作签证,发现了,竟然有这种代理公司,专门为外国人解决签证问题。
  再用 外国人+签证+代理公司,具体查询一下本地几个代理公司的网址和电话。
  与其中的一两家代理公司联系,进行咨询,把你的需求向他们大致描述一下。你会发现,啊,原来很容易,这种情况对你来说是第一次遇到,可是,对于他们来说,是家常便饭。他们会告诉你,这个叫做“境内转签”。
  别着急和他们谈具体的事情,可以先询问一下价格。然后接着,你就可以很有目的性地寻找可以帮助你办理“境内转签”的公司了。

  除了Google,一些报纸、杂志、黄页、小广告……都可以帮上你的忙。
  这种工作方法可以应用到很多地方,例如,定购办公家具、制作宣传品、修理电脑、租赁新的办公室、装修房间等等。这些你可能从来没有接触过的工作,都会摆在你的面前,怎么办呢?
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