《从前台做起 - 我的八年行政管理经历及经验》
第1节

作者: 初级女巫
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  日期:2006-9-17 18:08:00
  (一)方格子和半圆桌子
  六年前,我是一家香港公司的前台。
  前台,又被称作“行政助理”“行政文员”等。“行政”的意思,在很大程度上就是“打杂”,打这个公司里别人都不爱打的杂,也是打这个公司里很多人都不会打的杂。行政,做好了,就是一个多便手,做不好,就是一个花瓶。
  我觉得,我应该算作做好了的那一类人,因为,我不具备做花瓶的素质。

  公司里其它的人都做在被高高的隔断围起来的方格子里,我坐在一个围成半圆形状的桌子里。
  方格子里的人,似乎都很忙,电话声此起彼伏,从里面传来的每句话可能都关系着公司的直接利益。
  圆桌子里的我的旁边,电话也在嘀铃铃地响个不停。但是,都是外人听起来无关痛痒的对话:
  “您好XXX公司,对不起,硒鼓墨盒我们现在没有需要。”
  “您好XXX公司,销售部?请稍等。”
  “您好XXX公司,总经理?对不起,请问您是哪位?”

  方格子里的人,忙着在办公室内外穿梭,无论做的是什么事,都是充满意义和价值的。
  而,我有时候也会离开我的圆桌子,在办公室里走动——
  将收取的传真递到相关人员的手中;
  领着造访的客人到休息室;
  帮某人复印资料……

  这样的,繁琐而重复的劳动,我做够了。最让我无法忍受的,是我越来越看不到自己的价值。
  “你的工作多好啊,那么清闲,天天聊QQ,不象我们,工作太累了……”
  这样的话,我听的太多了。我也想做一个累的人;做一个如果我不工作,便会影响公司正常运转的人。做一个,如果我想辞职,老板要再三挽留,并且,花一个月都未必能找到合适的接班人的人!
  这样的想法,随着简单而枯燥的工作,一天比一天更加坚定了!
  我绝不能再坐在半圆的桌子里了!我要到方格子里去!我一定要坐到方格子里去!

  日期:2006-9-17 18:22:13
  (2)出纳还是部门经理助理,it’s a problem
  既然已经决定了。自然要在这方面多多留心。
  跳槽? 目前是不现实的,作为刚刚工作2个月的应届生,任何工作经验都没有被积累。如果现在能找到一个令自己满意的工作,当初也不会来这个公司做前台了。
  现在要做的,就是注意和研究这个公司内部机会。
  这是个规模不大的公司,拥有两个事业部,一个是软件部,一个是图书部。软件是这个公司的主打产品,而,真正目前赚钱的是图书出版,可是,目前图书部在这个公司不是很受重视,所以,部门只有两名正式员工,部门经理和一个业务员,其余的人都是外聘的顾问和兼职的销售。

  这个公司里,算上我,一共是3个行政人员,另外两个,一个是行政主管,学法律的。另外一个是会计。
  由于公司副总经理也是学法律的,所以对于那个同样学法律出身的行政主管很是看重。
  公司的现金也是由行政主管看管——这便是一般小公司的弊病——不设专业出纳员。
  日期:2006-9-17 22:57:18
  刚才有事出去了,继续:
  我是学财务出身的,后来续了个工商管理的本科。

  所以说,学历上不占优势。这是我的缺点,同时,某种程度上说,也成为了我有利的一方面——我是个很容易自傲的人,不出色的学历限制了我这方面的念头,使得我可以稍微脚踏实地地接受一些自己并不十分喜欢的工作。
  那时候,没有太多的目标,并不知道将来自己能干些什么,只是单纯地想脱离“前台”。
  我开始有计划地接近出版部经理以及出版部工作。例如,偶尔帮助校正、打字、排版甚至一些跑腿工作,我都是似乎带着浓厚的兴趣去做。并且,无论自己多辛苦,需要额外花费多长时间,都必须保证质量。如果没信心保证质量,那么,你不如不要做。
  我的一个朋友说的一句话对我之后的生活和工作一直影响非常大,这句话是:
  “任何计划都不能是直线形的,而必须是树形的。”

  正是这样,我在额外进行出版部工作的同时,也在恰当的时候表示了自己对财务方面的兴趣。例如,帮助行政主管贴出租车票、偶尔拿着书上的一道会计题去请教会计等等。
  那些这时候看起来都是那么无聊的工作,当时,做的都是非常认真的。
  我直到现在都非常相信一句话:"工作中,你认真做,认真付出,一定有人会看见。"
  事隔不久,我的行政主管开始让我帮忙一些琐碎的出纳方面的事情,例如,银行业务。
  我第一次听说行政主管将会让我去银行入一张转帐支票的时候,非常非常紧张。我知道,金额和日期需要写成壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万,也知道背面需要背书,更知道,财务章和人名章都要盖的非常清楚。
  但是,我还是翻出了基础会计,一遍遍地查看,生怕一会出一点别的差错。

  事实上,那次拿到手的是一张完全被行政主管处理好的支票,我之前的准备工作和紧张都是白费的,我只需要拿着这个去银行,填写一份两联进帐单,然后交到柜台就可以了。
  但是,即便是这样的事情,我都觉得比前台工作干的来劲的多!
  行政主管也是非常忙的,她也希望有人能帮她处理一些她不喜欢做的工作。
  她不喜欢的,也是我不喜欢的,但是,也正是我当时必须做的,并且,还必须是高高兴兴去做的。
  这时候,绝不是表现你的时候,无论你有多么出众的能力和才华,你一定要有自知之明,你还只是个前台,你目前最重要的是获得机会。

  所以,她交代的事情,每一样我都尽力处理到完美,而,这每一项完美都是属于她的。
  时间久了,自然获得了她的好感和信任,我开始向她表达,想多学些东西,例如财务上的东西。
  很少有人会讨厌一个低调的、谦恭的、好学的年轻人。更何况,这种学习不比在学校,这种学习是在实在地做事,实在地分担别人的工作,一般人都不会拒绝的。
  我获得了更多的接触财务的机会。同时,因为有会计专业的基础,和会计也很能聊到一块去,她总是夸我做的事情比行政主管好,说她什么财务知识都不懂,做事情总是出错。
  这种话,我一听,一笑也就过去了。我没心思参与她们之间的政治,而且,无论现在偏向哪一头对我都没什么好处。

  也正在这时候,有一天,出版部经理问我,是否有兴趣做他的助理。
  日期:2006-9-17 23:23:51
  刚刚去吃饭了,继续:
  分析过形势后,我开始有计划地接触出版部工作,当然,都是些别人不愿意做的,枯燥的工作,例如校正、排版、打字、复印……无论你有多烦,多累,甚至加班加点,也要做的非常好。如果你没有信心做好,你最好不要做。
  一个朋友的一句话对我当时以及后来的几年工作和生活影响都非常大,他说:“任何计划都不能是直线形的,都必须是树形的。”

  正因为这样,我在接触出版部工作的同时,也在帮忙一些财务上琐碎的工作和表现对财务工作的兴趣。例如,帮助粘出租车票,偶尔拿着书上的一道会计实务题去请教会计等等。
  总之,一定要留给你所引起注意的人一个勤奋好学的印象。同时,自己的本职工作仍然要本分的做好,不要让别人对你有“这山望着那山高”的感觉。
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