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最后需要强调一下,目标分解的最终目的是让企业每一个员工清楚自己应该“干什么?”每一天、每一周、每一年都是目标清楚地进行工作。所以,精确地分解、精辟地描述非常重要。
五.明晰岗位职责
如果说组织结构图是包含企业各岗位的一张总体示意图,那么,岗位职责就是对各岗位所从事工作的一份说明书。有些企业会用岗位说明书来描述,岗位说明书应包含了除岗位职责以外更丰富的一些内容。
通常情况下,岗位职责都是由别人来制订的,也就是由别人对所在岗位的员工提出要求。结果就发生了“别人的要求”和“在岗人员现实”之间的差距,而且这种差距不是短时间内可以弥补的。为了减少这种差距的存在,就可以由在岗人员依据实际工作情况、实事求是地填报岗位职责。
在理解企业的分工和岗位职责编写的时候,可以作这样的假设性思考。企业事务原本应该是总经理一个人的事,由于精力有限,就聘请了10个员工、100个员工、1000个或更多的员工来为其做事。总经理为这些员工设置岗位、冠以职务、安排工作任务,等等,目的是为了确保企业整体事务的保质和保量完成。因此,在明晰岗位职责的过程中,要确保各岗位之间职责的连贯性、衔接性和互补性。
企业的事务是成长过程中“长”出来的,有些也会随着环境和时空的变化“消亡”。哪些事情该做、哪些事情可以不做?需要根据企业愿景、目标和战略去思考和衡量,这就是管理者工作的重点之一。企业应该及时中止一些可以不再做的事务,而纳入一些新生事务,推陈出新,提高活力和发展潜力。所以,随着企业“人”和“事”的不断更新,“人”和“事”的匹配和相宜是不断循序渐进的过程。
当前,不少企业的岗位职责有着和组织结构相似的一些问题,比如“说一套、做一套”,不按在岗人员的特性和胜任能力作合理调整,等等。这些问题看似简单,要做好却非易事。重点应该注意:描述岗位职责要力求精准、语言平实,切勿“好高务远”、言不符实。另外,不能有遗漏或重复,要定期修正,以保持和现实的一致性。让一名员工真正清楚自己的岗位职责是什么,做到以后可以得多少工资和奖金,是保证其工作积极性的最基础条件。
六.简化流程制度
当所有的员工都明确岗位职责以后,大家都开始了工作,突然会发现,同样的一件事情,不同的人去做,其程序、过程或方式是不同的,会造成和同事的磕磕碰碰、工作无序或效率打折。这时候,规定一些相关的流程是必须的,以便让大家都知道做事的规则。
一个企业的员工可能来自五湖四海,成长环境不同形成的个人习惯和习性不同,所以,需要通过制订一些规章制度来规范大家的行为。规范行为的最终目的是让更多的员工工作愉快、工作效率和工作质量高。绝对不是要大部分员工去适应和学习小部分核心员工的习性。因此,企业的流程和制度要具备客观性、可操作性、平等性、一致性和实用性。
当前,不少企业流程和制度订了很多,但真正落实的却不多,原因可能就是制订的人没有作换位思考、把流程和制度订得不够客观(制订以后是让别人遵守的)、流程和制度互相不统一、没有执行的奖惩,等等。
在简化流程和制度之前,企业应该思考这样三个基本问题:为什么要订流程和制度?谁来制订?怎么制订?。
简化绝不是意味着要省略和简单化。相反,中小企业和大企业一样,也需要有全套管理流程和制度,这是其发展过程中的一项重点管理基础工作。简化的真正意思是:用最简单的文字、最通俗的语言,真实而全面地制订出流程和制度。只有简化后,员工才记得住、才有执行力、才有效果。简化的过程中,也需要有创新和优化,要以促进企业稳步经营为根本目的。
七.务实工作计划
如果说,目标是企业希望达到的结果,战略是如何达到目标的策略,那么,工作计划就是如何行动的具体明细表,可以包括时间、事件、客户、预期结果、责任人等项目。要务实地制订并实施工作计划并不容易,因为这是一种好的工作习惯,可能会与旧的习惯相冲突,这也是很多人逃避制订工作计划的本质原因。
一般人都少有“先见之明”,无法保证让工作计划都按部就班执行,经常可能被别人打乱工作计划。但是,人们也可能低估了自身的能力,因为工作计划即使被打乱,自己还是可以在时间上进行调整,确保整体计划的实施,仍然做到“正确地做事”。
工作计划是参照目标和战略进行制订的,一般有年度计划、月度计划、周计划、日计划。个人的工作计划制订一般要综合以往经验、工作规律、预测能力、想像力等。计划制订得越是完美,工作起来越是得心应手、从从容容、胸有成竹。反之,容易忙乱、慌张、工作出错。建议制订工作计划时,由上级辅导下级进行,或者说,下级制订的工作计划要及时请上级提提意见。这是因为上下级所处的位置不同、掌握资源不同、目标高度不同,通过有效的沟通,上下级之间更能形成工作的默契。
有些人常常因为过于“自信”,以为“船到桥头自然直”,不重视计划的制订。其实,人的聪明和机智程度还远远达不到环境对个人造成的影响。举个例子,世界级象棋大师和超级计算机对弈,当大师完全集中精神下棋时,还基本可以赢,但也可能输给电脑,那普通的象棋好手一般是下不过超级计算机的。原因就是人在下棋时是实时用大脑思考,而电脑程序是人预先“计划”的结果。可见,当员工希望每天的工作是轻松和高效的时候,不做计划工作起来将更加辛苦。
“好记性不如烂笔头”,做工作计划还有不少好处,比如:当员工每完成一项计划内容后,会有明显的成就感,会改善工作心情,等等。
八.创新绩效考核
1.管理必须考核
企业管理是一门实践的艺术,在管理过程中,没有考核相当于没有管理。其道理就如同:学生去上学,却从来不必考试,那学习效果就难于有保障。据有关专业分析,当今企业里实行计时制的员工,只需发挥约30%的努力就可以“保住饭碗”。所以,许多员工都有很大的潜力,需要通过科学和有效的绩效考核方法来激发。“科学和有效”意味着既能对员工有真正的激励作用,又遵循自然规律、尊重个性、不违背人性的常理。正像一些成功企业所倡导的那样,要让员工快乐而高效地工作。“日事日毕、日清日高”是著名企业海尔集团取得成功的基础法则。员工自我评价式绩效考核法(以下简称“自我考核法”)经北京金和软件股份有限公司(上市公司)实践检验取得了优良效果。它们共同特点是重视员工每一天的工作结果。
2.考核保证利润
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