日期：2012-02-24　08:37:21

　　【18】企业年会的筹划与实施过程
　　许多职业人士都主导、筹划过企业年会，组织过相应的员工活动，在这类活动中，有一些重要的细节需要我们去把握。
　　1、活动的策划。按企业惯例或公司领导的授权，一般由总裁办、总经办、企管办、行政或HR等其中一个部门去策划和牵头组织整个年会活动，首先拟定一套详细方案，包括活动各环节的具体细节、动用的人力物力，以及预算出基本的费用，报高层审批、核准之后分步予以实施。
　　2、经费的来源。方案实施之前，有经验的职业人士自然就会想到“巧妇难为无米之炊”的硬道理，从而衍生出一套“有多少银子办多大事情”的变通做法，以免超出预算。在做好活动的周密计划之后，仔细预算所需的费用，并将这笔经费分解为内部划拨与外部赞助两个来源，其中外部赞助主要指供应商赞助。
　　3、请柬的发放。供应商赞助通知一般由采购部门通过传真或邮件的形式，提前一个月发出通知，通知内容以强调合作关系为主，顺带委婉提出希望对方赞助本公司员工年会活动的要求，并一定要附上回执表单，让对方回传赞助形式与具体数额，函件发出后再电话确认；外地客户代表一般由销售部门提前半月通过邮寄的方式送达请柬，然后电话确认；当地政界等管理机构的请柬，一般由公司平时对口打交道的部门提前一周派人送达，并当面邀请和最后确认。

　　4、挑选主持人。虽然外面的职业主持人因为他们自身的专业化可以使活动举办得更为成功，但毕竟没有由本公司职员来主持让大家感觉更为亲切，同时，内部挑选主持人，也可以给自己人一次展示自我的机会，因此，这类活动最好是从内部挑选一男一女作为主持人。主持词当然也要预先指定专人来认真准备，如果时间充裕，最好是提前进行部分环节的彩排，一是可以初步估算出整个活动所需要的时间，二是避免临场出错。

　　5、由谁来讲话？当然是公司主要领导，这种场合下，事先拟定的讲稿，一般要强调周边政界领导的关怀，强调客户的关照，强调供应商的诚信合作，强调公司全体同仁的不懈努力。年会上的讲话本身就是一次现场歌功颂德以谋求皆大欢喜的过程，因此，只能是正面成绩为主，尽量省略和回避矛盾与问题，讲话时间一般以3-5分钟为宜，讲得过长、过多，容易让参会对象产生厌倦情绪。
　　6、场地的选择。有条件的企业一般选择大型酒店的宽大餐厅，部分企业为了营造企业内部的喜庆气氛，也会选择在公司内部可以容纳全体主宾的场所。这类场地的选择，一般以安全畅通为原则，来宾的席位按照客人身份的重要程度由尊向次、由高向低排列，以同类人士安排在同一区域或同一桌面为宜；桌面编号按照广东人的习俗，凡遇“4”、“7”之类的号码一定要全部省略，比如，本来编号为“04”、“07”的桌面，则一定要将原来的“03”变通为“03-A”， 将原来的“06”变通为“06-A”，而本应编号“04”的号码则相应变通为“03-B”，本应编号为“07”的号码则变通为“06-B”；遇到编号为“4X”的桌面，“4X”则相应变通为“39+1，39+2，……”，遇到编号为“7X”的桌面，“7X”则变通为“69+1，69+2，……”。

　　7、来客的接待。客户是公司的衣食父母，前来捧场的客户代表是整个活动最尊贵的客人，自然应以贵宾对待，指定销售部门熟悉的业务代表去专门陪同，公司领导轮流穿插照应；周边政界的领导也是不可忽略的重要对象，一般安排熟悉的股东或领导去专门陪同；供应商代表由采购部门去专门陪同，公司领导偶尔现身去照应一下。
　　8、活动的穿插。文娱表演、抽奖、合影、颁奖、敬酒等活动穿插进行。一般情况下，现场的文娱表演，事先安排一些诸如部门主管之类的评委，将节目单发给他们，让他们在节目上做出评选的记录，晚会结束前汇总评选结果，给予表演者适当的奖励；抽奖则依据经费预算决定中奖率，事先分出奖品等级采购相应数量的物品，现场按照先小奖、后大奖的规则与其它节目穿插抽奖，并安排相应工作人员登记兑奖；合影一般分批次安排客户代表、政界人士、供应商代表、优秀员工、特殊奉献奖对象先后与公司领导合影留念，最好与其它活动穿插安排；颁奖一般由公司主要领导在主持人宣布各类受奖名单中一一授予；领导依次敬酒则按来宾身份和“先外后内”的顺序进行。

　　9、纪念品的策划与发放。客户代表、政界领导、供应商代表除了参加活动之后，公司一般需要另备一份具有纪念意义的小小礼品送给他们，以示企业对他们的尊重和重视。俺以前曾经给来宾准备了一份高档雨伞作为馈赠礼物，在雨伞外面印上这样的文字“××公司与您共担风雨”。
　　10、秩序的维护。这类活动，一般将公司保安作为维护现场秩序的工作人员，另外预留部分基层职员作为机动人员，以备临时调配。